Как нанимать специалистов в Республике Узбекистан и Республике Казахстан

Тратите много времени на общение с кандидатами, а нужный так и не находится? Не хватает рабочего дня, чтобы успеть ответить всем? Не успеваете вовремя закрывать вакансии? Не радует качество найма? Давайте поговорим о том, что можно сделать для того, чтобы ваша работа стала эффективнее и приятнее.

Прежде, чем начать

Давайте посмотрим на то, как должен выглядеть хороший процесс найма. Мы делим его на три стадии: 

• Планирование
• Исполнение
• Обратная связь

Когда не хватает времени, первая и естественная реакция - упереться в исполнение и стараться сделать работу еще быстрее, игнорируя планирование и анализ обратной связи. Но это превращается в бег с закрытыми глазами: падения становятся еще чаще, а удары о препятствия ещ больнее. Как этого избежать? Остановиться. Перестать пытаться решить проблему любой ценой. В конце концов, не так важно, с какой скоростью вы движетесь сейчас. Важнее, как быстро вы сможете набрать нужную вам скорость. А для этого надо сначала остановиться, перевести дух и научиться оглядываться, чтобы делать выводы о результативности ваших подходов. И их постоянно изменять, пытаясь добиться каждый раз большего. Когда вы систематически будете что-то менять, вы вдруг заметите, что на каждом витке этого цикла вы становитесь лучшей версией себя как профессионала. И это затягивает. Стоит попробовать, и вы обнаружите, что вам нравится постоянно улучшать вашу работу.

Планирование

Допустимо стартаперу с горящими глазами нанимать людей без подготовки и планирования. Но если ваша компания достигла уже хотя бы 10 человек, поверьте, лучше вложить время в подготовку и планирование найма. Тем не менее, работать с кандидатами без описания вакансии некоторые компании позволяют себе даже на очень крупных позициях. И совершенно напрасно, потому что с подготовкой описания вакансии:

• Вы точно определите, кого ищете (hard/soft skills, опыт, культурная совместимость цели и критерии прохождения адаптационного периода);
• Еще раз для себя проверите, что позиция вам действительно нужна, соотнесите свои затраты на результаты, которые вы получите от найма специалиста;
• Определите подходы к поиску кандидатов и их оценке.

Итак, что мы должны определить на этапе планирования. Во-первых, это профиль вакансии. 

Профиль вакансии

Профиль вакансии - это документ, где мы фиксируем свое представление о том, какую роль будет выполнять нанимаемый сотрудник: 

1. Цель должности - зачем нанимаем? 
2. Основной функционал - что сотрудник делает каждый день? 
3. Уровень автономности - здесь указываем степень свободы в принятии решений. Обычно Junior специалисты следуют чужим указаниям, а старшие, начиная с уровня Expert и выше (Director, C-Level) работают полностью автономно. 
4. Кому подчиняется
5. Критерии успешности роли
6. Hard skills - что нужно знать и уметь сотруднику для того, чтобы выполнять обязанности - обязательные или предпочтительные узкоспециализированные (технические) знания или навыки. Например, 1С, языки программирования, иностранные языки и пр.
7. Soft skills - это более универсальные навыки самоорганизации, коммуникации, работы с информацией
8. Компетенции в формате “название” - “набор индикаторов ее проявляющих”. Например, компетенция “принятие решений на основе данных” проявляется несколькими индикаторами: “аргументирует свою позицию цифрами”, “использует системы аналитики”, “измеряет влияние результатов своих проектов” и так далее. 

Искать ответы на эти вопросы лучше всего вместе с менеджером, который ищет специалиста в свое непосредственное подчинение. Кажется, что в такой профиля придется инвестировать очень много сил и времени. Да, это так. Однако игра стоит свеч. Посмотрите, что у вас получается: 

• Вы узнаете, что искать в резюме кандидатов;
• Вы узнаете, как вы будете кандидата оценивать;
• Вы будете готовы сопоставлять кандидатов между собой и объективно выбирать лучшего;
• Вы поймете, как оцените результаты адаптационного периода кандидата.

И это еще не все. В составленном вами профиле будут исходные данные для планирования порядка найма. Этим и займемся. 

Планирование порядка найма

Каждый кандидат, прежде чем получить предложение о работе, должен пройти ряд шагов. Какие это шаги, и какова их последовательность? Ответ на эти вопросы мы сейчас и ищем. 

Сначала опрделите, какие специалисты вам помогут оценивать кандидатов. Часто проверкой опыта и soft skills привлекают самого рекрутера, а для технических hard skills нанимающего менеджера. Подумайте также о том, что для проверки некоторых навыков можно привлечь специалистов извне. Например, английский язык можно проверять совместно с профессиональным преподавателем, а стрессоустойчивость с психологом. И это очень и очень недорого в сравнении со стоимостью ошибки найма. 

После распределения ответственности за проверку компетенций соискателя можно определить этапы проведения собеседований. Правило простое: чем дороже специалист, тем на более позднем этапе он подключается. Так мы экономим деньги компании. Также важно этапы организовывать по уже свершившемуся действию. Например, если мы заведем этапы “согласование собеседования” и “проведение собеседования”, то у нас гораздо чаще, чем мы того хотим, будет возникать ситуация, когда  кандидат колеблется между этапами. Например, он заболел, и приходится пересогласовывать дату и двигать его назад. Движение кандидата по процессу назад допустимо, но крайне нежелательно, потому что с течением времени показатели качества работы вашего процесса будут хаотично изменяться и затруднять их интерпретацию. Поэтому этапы процесса мы должны называть в совершенной форме (то есть, что уже сделано? “проведено собеседование с лингвистом”, “кандидат прислал результат тестового задания”). 

Здесь же мы заранее запланируем возможные причины отказа кандидатам. Здесь нам важно выбирать те причины, которые действительно имеют значение для вас. Чтобы определить, является ли причина для вас значимой, задайте себе вопрос: “А если вы обнаружите, что в этой причине отказа очень много кандидатов, то что вы измените в своей работе?” Если ответ: “ничего”, то эта причина на самом деле значения не имеет, и отдельно ее заводить смысла нет. Все бессмысленные причины отказа можно смело объединять в одну “Другое”. 

Получившийся порядок шагов, которые должен пройти кандидат, мы называем “воронка найма”. Обычно воронку зарисовывают так, чтобы кандидаты двигались по ней слева направо. 

Исполнение

На этом этапе наша цель - закрыть вакансию. Это мы обычно делаем лучше всего. Однако на этом же этапе и возникают проблемы, которые отравляют нашу жизнь. Больше всего нам мешает жить однообразность и муторность работы с поиском подходящих кандидатов и коммуникация с кандидатами. К счастью, проблема эта решаемая. 

Быстрый набор базы кандидатов

Для поиска кандидатов можно использовать любой сайт с личными данными кандидатов: olx, hh и даже facebook и instagram. Можно, конечно, переносить данные кандидатов вручную, но у профессиональных рекрутеров есть свой секрет: можно использовать плагины к браузеру, которые идут в составе решений класса Applicant Tracking System (ATS). Например, AI Fox позволяет сканировать информацию со страницы сайта буквально за долю секунды и складывать ее в базу кандидатов. Более того, можно сразу указать этап, на который отправится кандидат после сканирования. 

Другой способ быстрого набора - это интеграция вашей ATS с порталом работы. Тогда все отклики вместе с резюме будут собираться в ATS в вашей воронке без вашего участия. На чем еще несколько часов времени мы себе экономим. 

Быстрая коммуникация с кандидатами

Здесь мы воспользуемся еще одним полезным свойством ATS-систем - автоматизация коммуникаций с кандидатами. Каждому этапу вакансии мы можем прописать правило, по которому кандидату будет автоматически уходить сообщение, связанное с этим этапом. Например, на этапе “встреча с нанимающим менеджером” мы можем настроить отправку уведомления со ссылкой на Calendly (сервис планирования встреч) вашего специалиста. А чтобы сообщение не выглядело безликим, мы воспользуемся шаблонами сообщений, в которые будет автоматически подставляться, например, имя кандидата. Что вы получаете: 

• при перемещении кандидата на очередной этап воронки кандидату будет уходить персонализированное (!) приглашение выбрать время собеседования в Calendly;
• Кандидат получает сообщение и самостоятельно выбирает свободное время.

Такой же точно трюк мы можем провернуть с этапами воронки, означающими отказ кандидату: для каждой причины отказа мы указываем свой шаблон ответа, и вот уже нам не нужно беспокоиться о том, что мы забыли кому-то написать. За нас это сделает система. Уже представили, насколько более простой и приятной стала ваша работа? 

Обратная связь

Если планирование большая часть компаний все-таки делает, то вот обратную связь по результатам своей работы не собирает практически никто. А жаль, ведь это то место, где вы рефлексируете по поводу своих подходов и принимаете решения для личного профессионального роста. Критическая оценка своей работы - это источник вашего развития как специалиста, а также возможно привнесения своего ощутимого влияния на успешность вашей компании. 

Обратную связь мы всегда собираем с помощью цифр. Мы хотели нанять специалиста за три недели, но получилось только за полтора месяца. Почему? Давайте посмотрим на данные воронки. Характеристики воронки - это так называемая “конверсия”. Конверсия бывает общая по воронке. Например, для того, чтобы нанять одного специалиста нам пришлось отсмотреть 100 кандидатов. То есть общая конверсия нашей воронки - это 1 / 100 * 100% = 1%. Много это или мало? Оценка зависит от вас: считаете ли вы, что вы потратили слишком много времени и сил на найм? Если да, то можно поискать возможности оптимизации воронки. И здесь нам поможет конверсия между этапами воронки. Ее считаем так же просто: соотносим число на текущем этапе к предыдущему. Например, если на этапе “отправлено тестовое” 20 кандидатов, и только 1 из них перешел на этап “получен результат тестового”, то ваша конверсия между этапами будет 1 / 20 * 100% = 5%. Получается, что тестовое задание выбраковывает 95% ваших кандидатов. Это ОЧЕНЬ много. Но снова, ваша ситуация определяет оценку цифры. Глядя на эту цифру, вы можете принять несколько решений: 

• изменить источники подбора кандидатов в пользу тех, которые дают наиболее квалифицированных специалистов;

• снизить требования/сложность задачи;

• ничего не делать - это тоже может быть решением, но для его принятия все-таки должны быть причины (например, источник более качественных кандидатов вам недоступен). Все-таки мы рекомендуем в любой неприятной ситуации искать возможности изменить ее к лучшему. 

Помимо конверсии мы должны обратить внимание на среднее время нахождения кандидатов на каждом этапе. Например, может оказаться, что “собеседование с нанимающим менеджером” в среднем занимает три недели. Здесь точно есть что улучшать. 

Конверсии и время нахождения кандидатов на этапах вакансии можно учитывать вручную, можно задавать формулы в табличных процессорах (Excel, Google Sheets), но хорошая ATS-система рассчитает цифры для вас сама, чем заметно облегчит ваш труд. 

Давайте рассмотрим еще один кейс. 

На правом графике мы видим, что все вакансии у нас закрывались кандидатами, которых мы находили на hh.uz и olx.uz . Но если мы посмотрим на левый график, то оказывается, что почти ⅔ кандидатов были нами собраны с LinkedIn. Как это интерпретировать? Очень просто: мы можем вообще перестать собирать кандидатов на LinkedIn, сэкономить почти 70% своего времени на сорсинг, но вакансии при этом будут закрываться даже быстрее.

Если по результатам этого этапа вы выходите с результатом “все прекрасно, ничего менять не надо”, то скорее всего вы проделали этот этап некачественно. Всегда есть  что улучшать, всегда есть к чему стремиться, совершенство недостижимо.

Самое главное одним абзацем

• Хороший процесс найма всегда содержит в себе стадии “планирование”, “исполнение” и “сбор и анализ обратной связи”
• “Планирование” - это место, где вы вкладываете существенные усилия на структурирование вашей работы. Это ваша отправная точка к вашей личной эффективности
• Во время “Исполнения” мы грамотно и креативно используем инструменты, автоматизирующие наше взаимодействие с кандидатами
• “Сбор и анализ обратной связи” - это точка вашего профессионального роста, где мы критически осмысливаем наши подходы и изменяем их. 

Попробовав этот подход на практике, вы заметите, что вы быстро развиваетесь профессионально. Вы не только повысите свою ценность как сотрудника, но еще и получите большое удовольствие от роста над собой. Это затягивает. Ну а мы благодарим вас за то, что вы дочитали до конца и желаем вам успехов на вашем пути!