Создать визуализацию иерархической системы компании можно и с помощью бесплатных инструментов, например Microsoft Excel или презентаций в Google. Однако в этом случае организационная схема нуждается в постоянном контроле, поскольку эти программы не позволяют автоматизировать внесение изменений в структуру в соответствии с кадровыми изменениями в компании.
Эти недостатки не критичны для организационных схем маленьких предприятий на 10-30 сотрудников, но с ростом компании это превращается в настоящую проблему. Число необходимых изменений значительно растет. Обновление структуры занимает уже несколько часов в день, поскольку информацию приходится вносить вручную. Кроме того, это увеличивает вероятность ошибок в иерархии компании. Следствием этого может стать путаница между отдельными работниками и отделами, а в худшем случае – снижение эффективности выполнения задач и сбой в работе всей компании.
Поэтому средние и крупные предприятия обычно используют специализированное программное обеспечение для создания организационных схем с возможностью автоматического внесения изменений в структуру в соответствии с событиями компании.
Как HURMA упрощает визуализацию иерархической структуры?
Наша система обладает всем необходимым функционалом для быстрого и легкого создания организационной схемы компании и дальнейшего взаимодействия с ней.
Преимущества иерархической структуры для отдела HR
Система имеет несколько типов отображения и позволяет визуализировать всю структуру компании в удобной диаграмме. Изменения в оргструктуру не нужно вносить вручную – она автоматически обновляется после внесения кадровых изменений в систему. Кроме того, HURMA позволяет предоставлять определенный тип доступа не только одному сотруднику, но и целым отделам структуры. Это значительно экономит время и автоматизирует рутинные процессы.
Внести информацию в организационную схему можно, импортировав в программу файл Excel. Вам нужно только выбрать шаблон из доступных в системе и завершить настройку. Это работает и наоборот – в несколько кликов вы можете экспортировать структуру в файле Excel для дальнейшей обработки и подготовки отчетов.
Преимущества организационной схемы для руководителей
Для топ-менеджеров и руководителей организационная структура значительно ускоряет и облегчает принятие решений и делегирование задач. Четкая схема позволяет просмотреть информацию об отделах и работниках, разработать план действий и распределить задачи на работников в соответствии с их должностями и компетенциями.
Преимущества иерархической схемы организации для сотрудников
Организационная структура позволяет любому сотруднику компании ознакомиться с информацией об отделах компании, работниках и руководстве. Просмотреть организационную схему онлайн можно в своем профиле в системе HURMA в разделе “Структура”. Это значительно облегчает период онбординга для новичков, ведь у карты каждого сотрудника есть его фото, имя и фамилия, и должность.
Кроме того, это упрощает коммуникацию между отделами. Особенно если они находятся в разных городах или даже странах. Больше не нужно писать несколько сообщений или писем, чтобы определить ответственного за ту или иную задачу работника. Достаточно просто просмотреть карточки коллег из другого отдела и написать нужному сотруднику.
Таким образом, иерархическая структура экономит время каждого сотрудника компании и позволяет сделать коммуникацию максимально прозрачной, быстрой и эффективной.