Кадровик vs HR: в чем разница профессий

HR-специалист – один из ключевых сотрудников компании, от которого зависит атмосфера в коллективе, настроение специалистов, их мотивация и вовлеченность в работу. HR встречает сотрудника вначале его пути в компании и именно к этому человеку можно обратиться с проблемами. Согласно исследованию State of Workplace Empathy, 96% сотрудников хотят, чтобы руководство интересовалось их психологическим состоянием и проявляли эмпатию.

В новой статье блога HURMA мы детально рассмотрим отличия HR-менеджера от кадровика и его ключевые задачи для бизнеса на рынке труда.

Рынок труда в 2022 году

2021 был годом восстановления от последствий пандемии для рынка труда. Из-за глубоких и структурных изменений многие компании были вынуждены сокращать сотрудников или закрывать проекты. Но, несмотря на эти сложности, ситуация меняется. И уже в третьем квартале 2021 года средняя зарплата по рынку стала на 5-6% выше, нежели во втором. 

Самые популярные сферы для работы – продажи, IT и маркетинг. В IT-индустрии увеличился спрос на разработчиков Java, NET, Python, PHP, а также iOS и Android. Наиболее распространенная категория IT-специалистов – поколение зуммеров и миллениалы. Люди этого поколения четко понимают чего они хотят и не готовы соглашаться на меньшие условия, чем они заслуживают. 

Поэтому сложность заключается не только в поиске таких сотрудников, но еще и в их удержании, а также создании оптимальных условий для работы и развития. 71% миллениалов отмечают, что они не вовлечены в работу и задачи. В этом и заключается стратегически важная для бизнеса роль HR-специалиста, который отвечает за удержание специалистов и развитие компании. 

В чем отличие HR от кадровика?

HR (Human Resources) – специалист, который отвечает за человеческие ресурсы в компании. На первый взгляд может показаться, что HR – это современная версия специалиста по кадровому делопроизводству, который принимает на работу людей, занимается документацией, административными задачами, дает отпуск, больничный и отгулы. Но сразу хотим сказать, что HR – это не отдел кадров. 

Пул задач HR-специалистов значительно шире. Он включает в себя более стратегически важные для бизнеса и благополучия сотрудников задачи. В обязанности HR-а входит создание положительного опыта сотрудника, повышение мотивации и вовлеченности, адаптация и онбординг, работа с выгоранием специалистов. Как видите, спектр обязанности гораздо шире и охватывает совершенно другие задачи. 

Подробнее об этом том, читайте в статье Кто такой HR-менеджер?

Ключевые задачи специалиста по кадрам

Принципиальная разница между кадровиком и HR-менеджером в том, что кадровик обслуживает компанию в рамках законодательного поля, ведет кадровый документооборот и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия. 

HR-менеджер принимает участие в принятии решений и в дальнейшем реализует их, оставляя за собой возможность влиять на результат. Он участвует в создании стратегии компании, является бизнес-партнером. В то время как "кадровик" следит за строгим соблюдением трудового законодательства, администрирует работу, сдает отчеты.

В обязанности специалиста по кадрам входит:

• ведение документации по найму и увольнению работников, приказы по повышению или переквалификации, смены должности;
• оформление и хранение трудовых книжек;
• заполнение личных дел сотрудников;
• подготовка документов для начисления пособий, льгот, компенсаций, пенсий;
• оформление отсутствий (больничные листы, графики отпусков, командировки и пр.);
• определение возможных проблем в компании и причин текучести персонала;
• сбор и обработка данных для аттестации или повышения уровня квалификации;
• работа с архивом

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Ключевые задачи HR-менеджера

Структура HR-отдела в компании напрямую зависит от того, как устроена сама компания. На крупном предприятии над этим работают несколько отделов, каждый из которых ведет разработку и внедрение соответствующих направлений по рекрутингу, обучению и развитию персонала, делопроизводству, оценке сотрудников. 

В небольших компаниях за весь HR-процесс часто отвечает специалист, решающий целый спектр задач – HR Generalist, который совмещает в себе все функции HR и рекрутера. В должностные обязанности такого HR обычно входит:

• определение потребности в персонале и последующее изучение рынка труда с целью определения всех источников для обеспечения компании персоналом;
• ведение базы кандидатов и продвижение их по воронке;
• проведение собеседований и оценка навыков;
• облегчение процесса адаптации новых сотрудников;
• формирование системы мотивации работников;
• организация тренингов и семинаров по повышению квалификации;
• проведение корпоративных мероприятий;
• ведение базы сотрудников и их отсутствий;
• разработка системы мотивации и вовлечения;
• систематизация и ведение кадровой документации

Как мы видим, круг задач HR Generalist’а достаточно широк, но можно его описать двумя важными крупными проектами: “Подбор персонала” и “Развитие и удержание сотрудников”. Давайте остановимся на каждом из них подробнее.

Наем персонала

От правильного процесса подбора кадров зависит благосостояние компании, атмосфера внутри коллектива, перспективы развития компании и многое другое.

На этом этапе нужно провести поиск и отбор кандидатов, собеседование с каждым, ознакомить с условиями сотрудничества и предложить место в компании. Анализ вакансии (Job analysis), Поиск (Sourcing), Отбор (Selection and Recruitment) – три кита, на которых держится работа на этапе подбора.

Между открытием вакансии и оффером у HR целый пул обязанностей:

• получить заявки на подбор новых специалистов;
• подготовить план поиска и отобрать подходящие источники найма;
• составить портрет идеального кандидата в соответствии с потребностями компании;
• описать требования к должности;
• написать и опубликовать вакансии на всевозможных площадках по поиску работы;
• осуществить активный поиск кандидатов на основных ресурсах, например LinkedIn, а при необходимости на дополнительных: GitHub, Kaggle, Behance и другие;
• проанализировать резюме в соответствии с требованиями;
• отобрать кандидатов и провести с ними собеседование;
• определить основных соискателей: проверить рекомендации и сопровождать на всех этапах коммуникации с компанией;
• подготовить оффер для кандидата, одобренного руководством;
• решить организационные вопросы по найму на работу.

Развитие и улучшение Employee Experience 

EX (Employee Experience) или опыт сотрудника – основа успеха бизнеса. Опытом сотрудника считаются все процессы и этапы, которые проживает сотрудник при сотрудничестве с компанией. Например, коммуникация с рекрутером, наем, адаптация и онбординг, персональные планы развития, выполнение рабочих задач и прочее. По данным исследования The Economist Intelligence Unit, 81% руководителей считают работу над опытом сотрудника наиболее важной темой. 

Чтобы опыт сотрудника в компании был на высшем уровне, HR-у нужно уделять этому максимальное количество времени и сил, обращая внимание на процессы:

• отбора кандидатов и коммуникации с ними;
• адаптации и онбординга новых специалистов;
• развитие сотрудников;
• контроль климата в коллективе;
• удержание сотрудников;
• правильное прощание с сотрудниками, которые покидают компанию.

"Рассмотрите наше предложение": отбор кандидатов

Отслеживание того, как проходит отбор кандидатов, предоставляется ли им обратная связь, какое первое впечатление складывается у кандидатов о компании. 68% кандидатов считают, что поведение работодателя во время найма свидетельствует о том, как компания относится к сотрудникам. 

Поэтому уже на первом этапе взаимодействия с кандидатами HR-у важно проанализировать время, которое уходит на поиск специалиста, эффективность размещения вакансии на ресурсах, оценить взаимодействие рекрутеров с кандидатами. 

В HRM-системе HURMA вы сможете автоматизировать процесс анализа рекрутинговой компании благодаря удобной воронки рекрутинга. Она отображает количество кандидатов на каждом этапе и позволяет отследить динамику рекрутинга и понять, на каком этапе уходит больше всего специалистов. 

Кроме того, в системе есть удобная статистика, которая позволяет отслеживать эффективность каналов рекрутинга и коэффициент принятия офферов. 

Поэтому анализируйте и уделяйте много внимания процессу найма сотрудника, поскольку 80% увольнений происходит из-за неправильных решений во время отбора. А по статистике, уход сотрудника обходится компаниям от 16 до 213% его годовой зарплаты. 

"Добро пожаловать в команду": адаптация и онбординг

Онбординг сотрудников – одна из первоочередных составляющих работы HR-менеджера. Сразу хотим отметить, что в процесс онбординга и адаптации входит первое знакомство новичка с коллективом, экскурсия в офисе, краткий экскурс в проекты и задачи. 

Но на самом деле, онбординг – это более глубокий процесс. HR-у важно не просто познакомить новичка с коллективом, а рассказать ему о корпоративной культуре, принятыми подходами в общении между коллегами, целях и миссии компании. Кроме того, важно рассказать человеку к кому он может обратиться, если у него возникнут вопросы разного характера. 

В случае успешной адаптации, сотрудник быстро адаптируется, вливается в работу и продуктивно работает. Если онбординг проходит неудачно, 20% сотрудников уходят еще в первые 45 дней работы. 

Чтобы обеспечить удачный онбординг, HR-у важно тщательно продумать все этапы взаимодействия с новичком.

• Проведение welcome-митинга.
• Вручение welcome-box для обеспечения положительных впечатлений от первого рабочего дня.
• Знакомство с компанией и корпоративной культурой.
• Знакомство с командой и проектами, а также важными рабочими моментами: график созвонов, первые задачи.
• Предоставление доступов к корпоративной почте, мессенджеру, таск-менеджерам. 
• Ознакомление с индивидуальным планом развития на испытательный период.

Продумав все эти моменты, шансов, что кандидат не уйдет после окончания испытательного срока становится намного больше. 

"Твои зоны развития": профессиональный рост сотрудников

В IT-индустрии работают амбициозные и перспективные специалистам, которым важна возможность развивать скилы и продвигаться в карьерном росте. 93% сотрудников утверждают, что продолжали бы работу в компании при условии инвестирования в их профессиональное развитие.

Чтобы обеспечить сотрудникам должное развитие, HR-менеджеру важно регулярно проводить встречи с руководителями команд, чтобы выяснить, какие скилы нужно развивать сотрудникам. После очень важно отслеживать развитие сотрудников в рамках своих ролей, оценить их продуктивность и разработать индивидуальные планы развития. Сразу хотим отметить, что составлять план развития нужно в команде с руководителями команд, которые понимают техническую составляющую процесса.

"Нет токсичности": контроль климата в коллективе

Токсичные сотрудники – работники, которые постоянно критикуют руководство и подрывают корпоративные культурные инициативы. Они несут разрушающее влияние на атмосферу команды. По данным исследований, они понижают продуктивность команды на 40% и заставляют других сотрудников задуматься об уходе. Согласно анализу Fast Company, такое влияние может привести к бизнес-потерям в размере $50 000. 

Самое важное в работе с токсичными сотрудниками не просто выявить их, но и выбрать правильную методику работы. Проведите с такими сотрудниками встречу и выясните причину их постоянного недовольства. Попытайтесь предложить решение, и объясните последствия такого поведения. 

Если причин для их токсичности нет, нужно уметь принять факт, что некоторые люди не меняются. Не все отреагируют на тактику, перечисленную выше. Некоторые либо не могут, либо не хотят меняться. Исследование Кристиана Пората об уважении показало, что «4% людей участвуют в токсичном поведении только потому, что это весело, и они верят, что это сойдет с рук. 

Система HURMA также может помочь в выявлении токсичной атмосферы в коллективе с помощью мониторинга настроения. Этот функционал позволяет сотрудникам делиться своим настроением и оставлять комментарии, если их что-то беспокоит. Все данные от сотрудников сохраняются в статистике и HR-менеджер может посмотреть, какие настроение преобладает в коллективе. 

"Все условия": удержание сотрудников

Когда сотрудники активно развиваются, приносят пользу бизнесу и продуктивно выполняют работу, очень важно поддерживать этот ритм. То есть удерживать сотрудников, обращать внимание на их мотивацию и вовлеченность, а также предотвращать выгорание. Последнее считается одной из основных проблем. По данным Gallup, 23% сотрудников ощущают нагрузку и выгорание, после чего увольняются. 

Поэтому HR очень важно разработать стратегию удержания сотрудников, чтобы поддерживать их продуктивность, повышать вовлеченность и лояльность. Кроме того, удержание выгодно и с финансовой стороны, поскольку стоимость замены одного сотрудника обходится компаниям в 50-60% от годовой зарплаты ушедшего специалиста.

"Прощаемся красиво": exit interview 

В любом случае увольнение сотрудника - естественный этап жизненного цикла. Но, чтобы хорошо попрощаться со специалистом, узнать у него, почему он принял такое решение и дать понять, что он всегда сможет вернуться, важно проводить Exit Inerview. Эта встреча поможет пролить свет на такие вещи как токсичные методы управления, некомфортная атмосфера в команде, конфликты между сотрудниками и т.д. 

Перед проведением прощального интервью, HR-у важно внимательно к нему подготовиться:

• определить интервьюера;
• подготовить вопросы;
• назначить дату и время.

Удобно и быстро запланировать прощальную встречу можно в системе HURMA. Вы сможете выбрать дату и время проведения, после чего и вы, и сотрудник получите уведомление о назначении встречи. 

Вывод

Как видите, административная часть – это лишь малая доля того, чем занимается HR-менеджер в компании. Гораздо большую важность для бизнеса несут задачи по улучшению мотивации, вовлеченности и лояльности сотрудников, анализ климата в коллективе, работа над развитием талантов в компании. 

Помочь в этом может HRM-система HURMA, которая автоматизирует ваши HR и рекрутинговые процессы, оставив время лишь на важные стратегические задачи. Оставляйте заявку на демо и пользуйтесь системой бесплатно в течение пробного периода.

Автоматизируйтесь – не забывайте о своей вовлеченности и мотивации!