«Эпицентр маркетплейс»: автоматизация процессов и таблиц в Hurma

HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс» Екатерина Роюк рассказала, как Hurma помогла автоматизировать и систематизировать HR-процессы и как это повлияло на компанию. 

Команда Hurma System регулярно делится с вами экспертным контентом, проводит вебинары, публикует новости об обновлениях системы и сегодня мы хотим рассказать вам об опыте тех, кто использует систему в работе. 

HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс» Екатерина Роюк рассказала, как Hurma помогла автоматизировать и систематизировать HR-процессы и как это повлияло на компанию. 

Информация о «Эпицентр маркетплейс»

В январе 2020 года клиентом Hurma System стала компания Эпицентр маркетплейс. Это молодая, продуктовая IT-компания, которая занимается построением и развитием онлайн-проекта epicentrk.ua и принадлежит она группе компаний Эпицентр К. Основная деятельность Эпицентр маркетплейс – создание продукта, который открывает малому и среднему бизнесу путь к продаже товаров в одном из ТОП-3 по популярности интернет-магазинов страны. 

Количество онлайн-покупателей у «Эпицентра» составляет 12 000 000 в месяц, а офлайн магазины ежедневно посещают около 400 000 человек. 

Эпицентр маркетплейс: путь к автоматизации в Hurma

Как большинство новых организаций, вначале работы компания столкнулась с необходимостью наладить и оптимизировать HR-процессы. Все понимают, что когда компания только начинает деятельность, HR-отделу очень важно сосредоточиться на таких процессах как формирование команд, организационной структуры, разработке стратегии развития и удержанием сотрудников, чтобы они не теряли вовлеченность и мотивацию. 

Но помимо этого, вначале пути, у HR-департамента новой компании есть много рутины, которую и помогла автоматизировать Hurma System. 

Какие процессы автоматизировал «Эпицентр маркетплейс» в Hurma

1. Absence Management

«С самого начала создания компании (январь 2020) мы ввели Hurma, как способ автоматизации отпусков и больничных, оргструктуры и учета данных сотрудников», – Екатерина Роюк. 

Именно ведение учетов отпусков, больничных, days off, овертаймов и прочих отсутствий занимает львиную долю времени HR-специалистов. 

Решение Hurma System

Автоматизация absence management – основной модуль в системе и одна из главных болей HR-менеджеров. Только представьте сколько времени уходит не только у HR-ов, а и у сотрудников, чтобы написать заявление, собрать все подписи и т.д. Все это временные затраты, которые можно инвестировать в более глобальные задачи.

Главное преимущество автоматизации отсутствий в том, что сотрудник сам может сделать запрос на отпуск, больничный, работу в выходные, выбрать дату и оставить комментарий с объяснением, почему нужен отпуск и насколько. HR-специалист и ответственный за отсутствие конкретного сотрудника получают уведомление о запросе и могут его одобрить/отклонить или поменять дату.

Оптимизация этого процесса помогает сэкономить время как HR-ов и руководителей, так и сотрудников, поскольку им не нужно писать заявление от руки и собирать подписи у всех ответственных. 

«Все 100% сотрудников пользуются функционалом запросов. Весь учет ведется в одном месте, от туда берем данные для ФОТ и уверены в них на 100%», – Екатерина Роюк.

2. Исследование вовлеченности и настроения сотрудников

«Очень важной и полезной функцией оказался мониторинг настроения. Мы стали отслеживать и реагировать на плохое настроение сотрудников», – Екатерина Роюк.

Решение Hurma System

HR-отделу «Эпицентр маркетплейс» было важно знать, все ли у сотрудников хорошо, справляются ли они с нагрузкой, в связи с открытием нового проекта и большого количества задач. 

Мониторинг настроения в Hurma System дает возможность все это понять и узнать, насколько сотрудники вовлечены. При выходе в систему, пользователя встречают эмоджи, выбрав которые, он обозначает свое настроение и может его прокомментировать. Эта функция помогла HR-отделу компании «Эпицентр маркетплейс» вовремя реагировать на возникающие у сотрудников трудности и помогать в их решении. 

3. Коммуникация, фидбеки, оценка: автоматизация 1:1 и Performance Review

«После автоматизации процесса ведения учета отсутствий, мы пришли к автоматизации проведения 1:1 и Performance Review, что помогло значительно экономить время», – Екатерина Роюк.

Решение Hurma System

Опытные HR-специалисты «Эпицентр маркетплейс» знают, насколько важна регулярная обратная связь от руководителей и встречи 1:1, на которых можно неформально пообщаться со специалистами. 

Hurma System помогла компании «Эпицентр маркетплейс» вести историю проведения Performance Review, а также настраивать системность встреч 1:1. Все, что нужно для назначения 1:1 – это выбрать сотрудника, вид события с ним и время, после чего система автоматически отправит напоминание человеку на почту, чат-бот и в уведомления в системе. 

Performance Review назначается по той же схеме, что и встреча 1:1:

В результате автоматизации, казалось бы, таких небольших процессов, HR-отдел компании «Эпицентр маркетплейс» освободил себе массу времени. Какая ситуации в компании сейчас – ответила Екатерина Роюк: «На 90% ведется история по 1:1 и performance review. Что помогло нам систематизировать информацию из разных файликов в одном месте». 

4. Все по полочкам: сбор и хранение данных о сотрудниках, календарь событий

«Нам очень пригодились функции учета испытательных сроков сотрудников, напоминания о днях рождения, календарь событий. Это позволило иметь всю нужную информацию под рукой, а новички и уже давно работающие сотрудники были всегда в курсе событий компании и знаменательных дат коллег», – Екатерина Роюк.

Решение Hurma System

Под учетом испытательных сроков сотрудников здесь подразумевает ведение базы, в которой можно ставить фильтр и смотреть, сколько специалистов в штате, а сколько на испытательном сроке и отображение информации на контрольной панели. Кроме того, в аналитике можно посмотреть процент сотрудников, которые покидают компания на испытательном сроке. 

В системе наглядно отображаются все ближайшие события компании: годовщины сотрудников, дни рождения, корпоративные мероприятия, что значительно облегчило жизнь HR-отделу «Эпицентр маркетплейс». 

«Также используем события для общих внутренних мероприятий, которые происходят у нас довольно часто», – Екатерина Роюк.

Пример того, как в системе отображаются ближайшие дни рождения сотрудников:

5. Больше крутых кандидатов: реферальная программа

«Функционал рекрутинга в системе мы используем как информационное пространство открытых вакансий для реферальной программы, чтобы сотрудники привлекали к работе в компании своих знакомых», – Екатерина Роюк. 

82% работодателей считают, что реферальные программы – лучший источник для поиска кандидатов. Сотрудники с радостью советуют своих знакомых не только ради вознаграждения, но и для собственного комфорта. Ведь работать со знакомыми или даже друзьями всегда приятнее.  

Еще одно преимущество реферальной программы подтверждает исследование HR Technologist, которое свидетельствует о том, что привлеченные кандидаты нанимаются на 55% быстрее, нежели соискатели из job-порталов. 

Решение Hurma System

В системе Hurma есть возможность реализации реферальной программы буквально парой кликов. У каждого сотрудника в системе есть доступ к вакансиями, откуда он может скопировать уникальную ссылку и отправить её знакомым специалистам или же разместить у себя в соцсетях. Если по этой ссылке в систему придут отклики, HR или рекрутер увидит кандидата и источник, откуда он пришел. 

Автоматизированный процесс реферального рекрутинга мотивирует сотрудников делиться вакансиями и получать бонусы за новичка, которого они приведут по реферальной программе.

6. Work-life balance VS Overtime: учет времени и переработок сотрудников

«У нас изначально редко бывают овертаймы, мы стараемся строить работу без переработок, но бывают пиковые нагрузки и функционал учета времени в Hurma помогает их автоматизировать», – Екатерина Роюк.

Потребность в отслеживании переработок возникла в связи с тем, что в компании «Эпицентр маркетплейс» есть собственный call centre, который работает семь дней в неделю. В такой ситуации очень важно следить за загруженностью специалистов, отслеживать переработки и учитывать их в ФОТ. 

«Мы разделили колл центр на два сектора, у каждого из которого свои смены. В результате часть дней выпадает на выходные дни или переход из смены в смену, также бывают переработки за счет увеличения объема работы в праздничные дни. Поэтому нам нужен был функционал для автоматизации отслеживания переработок и их учета в ФОТ», – Екатерина Роюк. 

Решение Hurma System

Екатерина Роюк отмечает: «Совсем недавно у нас появилась потребность отслеживать переработки и эта функция тут тоже оказалась».

Для учета рабочего времени и переработок в системе Hurma есть опция Time Tracking. На протяжение дня сотрудники отмечают количество отработанного времени, которое HR-специалист видит в сводной таблице. Недавно в системе появилась возможность экспорта данных из учета времени в таблицу Excel, где можно увидеть суммарное количество отработанного времени. 

Эта, на первый взгляд, простая опция помогает определить сотрудников, которые перерабатывают и пересмотреть их нагрузку, чтобы предотвратить выгорание. 

7. Портрет идеального сотрудника: аналитика по штату в Hurma

«В конце года нам очень пригодилась аналитика по людям в штате, чтобы можно было сделать отчеты по базовым метрикам: текучесть персонала, количество сотрудников и т.д», – Екатерина Роюк.

Статистика HR-процессов и аналитика рекрутинга помогает составлять портрет идеального сотрудника и четко понимать, какие кандидаты нужны компании и как именно их привлекать. 

«Анализируя статистику по сотрудникам, гораздо легче исследовать свою целевую аудиторию, которую мы хотим привлечь с рынка», – Екатерина Роюк.

Решение Hurma System

В системе Hurma статистика по HR, рекрутингу и мониторингу настроения реализована в удобных графиках и диаграммах. Мы разработали возможность отслеживания текучести персонала, количества сотрудников в штате и на испытательном сроке, эффективности рекрутинговых каналов, общего настроения работников в компании.

Детальная аналитика по штату позволяет HR-специалистам понимать, кто работает в компании, какой средний возраст у специалистов и т. д. 

Результатами ведения аналитики по персоналу в компании поделилась Екатерина Роюк: «Используя статистику, гораздо легче исследовать свою целевую аудиторию, которую мы хотим привлечь с рынка. С помощью аналитики мы сделали несколько портретов идеальных для нас сотрудников по характеристикам (пол, возраст, семейное положение)».

Все эти факторы совокупно помогают HR-отделу компании повысить качество найма, разработать актуальную стратегию, удерживать лучших сотрудников и выявить слабые, а также сильные стороны. 

Короткое summary: что сделали и как помогли

Резюмируя опыт использования системы Hurma компанией «Эпицентр маркетплейс», хотим представить вам главные выводы о том, как и в каких процессах помогла автоматизация:

1. 100% сотрудников используют функционалов запрос отсутствий, получая полную автономию по отпускам и больничным.
2. Весь учет по отсутствиям, переработкам, информации о сотрудниках ведется в одном месте, а не в миллионе табличек и еще одной табличке. Это не только удобнее, но и безопаснее.
3. На 90% ведется история проведения 1:1 и Performance Review. Вся информация систематизирована и находится в одном удобном месте. Это значит, что сотрудники получают регулярную, качественную обратную связь, а руководители и HR-всегда имеют информацию о том, как прошло ревью или встреча 1:1.
4. Определен портрет идеального кандидата с учетом аналитических данных по возрасту, полу, семейному положению и другим характеристикам сотрудников, которые давно работают в компании.
5. Сотрудники активно используют функцию реферального рекрутинга, приводят в компанию новых специалистов, повышают лояльность к внешнему бренду работодателя. 

Понравился кейс? Хотите также? Тогда оставляйте заявку на бесплатную демонстрацию системы у нас на сайте и будьте в тренде с Hurma 😉