Советы по оптимизации работы HR менеджера в Узбекистане

Согласитесь, HR-процессы — немаловажная часть бизнеса, которую нельзя отделять от общих процессов. Она имеет несколько базовых характеристик: четкое начало, осознанное завершение, линейная структура и финальный результат. Однако очень часто даже на первый взгляд хорошо настроенные процессы не работают. И важно вовремя понять почему.

Давайте поговорим о том, какие же основные процессы существуют в работе HR и сколько времени HR менеджера они занимают.

Ключевые HR-процессы

Прежде чем приступать к оптимизации работы HR менеджера, важно понять, какие именно бизнес-процессы сопровождают жизненный цикл сотрудника. К ним относят:

• Поиск, оценку и отбор кандидатов
• Сопровождение: онбординг и адаптация новичков, внутреннее и внешнее обучение, мотивация, аттестация
• Развитие корпоративной культуры

Поиск персонала: важность притока новых талантов

HR менеджеру необходимо уметь грамотно описать должность и основные навыки сотрудника. Не лишним будет также составить профиль должности. 

После этого следует размещение вакансии. Для этого подойдут рекрутинговые сайты, СМИ, соцсети. Следующий кадровые процесс, с которым придется столкнуться — просмотр резюме, откликов, общение с кандидатами и приглашение на собеседование. 

Далее важно оценить полученные предложения и отобрать наиболее подходящие кадры. Обязательный этап процесса подбора персонала – это сбор основной информации о кандидатах. Во-первых, нужно проверить достоверность предоставленной информации: дипломы, сертификаты, рекомендации с прошлых мест работы и прочие документы. Во-вторых, необходимо узнать, соответствует ли кандидат должности своими основными профессиональными навыками и личными качествами. Для этого проводят интервью; тестирование; профессиональные опросники. 

Процессы развития корпоративной культуры

Для совершенствования компании, формирования конкурентоспособного и сильного бренда, собственник должен позаботиться и о внутреннем имидже и лояльности сотрудников к компании.

Из этого следует:

• Анализ миссии, принципов и норм управления организацией, которые существуют на данный момент.
• Стандартизация форм, методов, норм и инструментов корпоративной работы в данной организации, разработка проектов.
• Поэтапное внедрение в жизнь персонала корпоративных ценностей, миссии.
• Получение обратной связи от сотрудников компании.

Почему HR-процессы могут быть плохо налажены

 Зачастую даже у профессионалов своего дела HR-процессы могут быть недостаточно оптимизированы. Почему так происходит?

Давайте представим HR-процессы похожими на большое дерево, которое делится на веточки – подпроцессы. Цели могут быть разными: подбор, адаптация, мотивация, обучение, работа над корпоративной культурой, оценка эффективности и личных качеств. Но основой любой задачи должен быть осознанный финальный результат.

Если HR менеджер плохо представляет конечный результат, то и добиться его нереально.

К примеру, результатом подбора персонала является не просто закрытая вакансия, а нужный человек на рабочем месте в течение нескольких лет.

Важно также внедрять новый процесс, имея реальное видение ситуации. Чтобы бизнес давал результат, нужно знать, с чего начать и где закончить, и на основе этого найти кратчайший путь.

Многие компании прописывают процедуры мотивации или адаптации без понимания того, что должно быть в финале. Поэтому часто руководители не понимают, почему «на бумаге» все процессы вроде бы внедрены, но результат отсутствует. В этом случае это не процесс, а процедура.

При этом любой процесс должен быть линейным и четким. Открыв документацию, его должен понять кто-либо: как новый работник, так и коллега из другой отрасли. Лучше разбить большое дерево процесса на маленькие простые задачи, чем делать что-нибудь громоздкое и неэффективное. К тому же обычно четко и просто оформленный процесс является наиболее продуманным и результативным.

Еще одна существенная ошибка — отсутствие промежуточных точек контроля. Имея настроенный контроль, проще вносить изменения, если процесс не работает, и следить за тем, чтобы все происходило так, как запланировано. Таких точек контроля должно быть от 3 до 5 в зависимости от сложности.

Также для каждого подпроцесса следует назначать ответственного человека. К примеру, есть процесс адаптации нового работника. Обычно за это отвечает HR. Но в нем есть свои подпроцессы, например, введение в коллектив. И за это отвечает менеджер нового сотрудника.

При этом люди должны знать, каким будет результат, и понимать, почему важно соблюдать регламент. В противном случае шансы сделать все правильно очень низкие.

И пожалуй, последняя, но тем не менее существенная ошибка — отсутствие автоматизации. Давайте остановимся на ней подробнее.

Как правильно автоматизировать HR-процессы

Когда процесс запущен и отлажен, уже нет необходимости контролировать все вручную – это займет очень много времени и ресурсов. Зачастую ручной контроль сосредоточен на нескольких людях, которые все должны запомнить. А если кто-то из них уйдет в отпуск или уволит, есть риск разрушения процесса.

Поэтому очень важно все автоматизировать с помощью специальной программы — HRM системы. Так вы достигнете конечной цели любого HR-процесса – сэкономите время, сделаете работу более эффективной. Новым сотрудникам будет легче влиться в работу и поддерживать систему.

Как именно HRM система может помочь оптимизировать работу HR-менеджера:

• автоматически следить за событиями, происходящие в компании. Это могут быть рекрутинговые события или HR-митинги, например, созвон с кандидатом, или Performance Review, Welcome Interview, 1:1;
• создавать вакансии в конструкторе и выгружать их на другие площадки;
• вести менеджмент кандидатов, управлять вакансиями;
• вести индивидуальную отчетность отпусков и больничных по каждому сотруднику;
• провести оценку уже нанятых сотрудников с помощью модуля OKR (Objectives and Key Results).Необходимо всего лишь ввести данные в систему и сотрудники смогут ежедневно следить за командным и личным OKR. Это не только решит вопрос непонимания целей каждого отдельного специалиста, но и поможет компании в достижении нужных результатов;
• следить за эмоциональным здоровьем коллектива благодаря встроенному мониторингу настроения и многое другое. 

Автоматизация HR-процессов — уже не тренд, а насущная необходимость для современного бизнеса. Только благодаря ней возможно достичь всех поставленных целей успешно в поставленные сроки!